Електронний документообіг в закладах загальної середньої освіти

          У сучасному світі цифрових технологій запровадження електронного документообігу – це необхідність, яка дає нам можливість встигати за усіма змінами. Він значно спрощує рух документів по закладу освіти та прискорює взаємодію між всіма учасниками навчального процесу. Також електронний документообіг запроваджується з метою:

• 

  удосконалювати управління закладом освіти шляхом автоматизації одержання, обробки та зберігання інформації та документів у електронній формі;
• забезпечення оперативності, достовірності та цілісності інформації, що використовується в освітній діяльності;
• організації освітнього процесу з використанням технологій дистанційного навчання та відстеження результатів навчання;
• забезпечння органів управління у сфері освіти оперативною та актуальною інформацією про діяльність закладів освіти для прийняття управлінських рішень. 

         Кожен заклад освіти в України в різний спосіб займається веденням шкільної документації. Але всі вони дотримуються інструкції, затвердженої Наказом МОН України № 707 від 08 серпня 2022 року «Про затвердження Інструкції з ведення ділової документації у закладах загальної середньої освіти в електронній формі». У якій під діловою документацією розуміють збережену на матеріальному носії або в електронній освітній інформаційній системі документацію, яка створюється під час освітніх та управлінських процесів в закладах освіти. А електронний класний журнал – це окремий електронний документ ділової документації закладу освіти, у якому фіксуються результати навчальних досягнень здобувачів освіти, відвідування ними занять, стан виконання навчальних програм тощо та може бути реалізований як окрема електронна освітня інформаційна система (далі - ОІС) або як її функціональний модуль програмно-апаратного комплексу «Автоматизований інформаційний комплекс освітнього менеджменту». Відповідно до законодавства за ведення документації у школі відповідає тільки директор. Оскільки з таким обсягом роботи інколи самостійно справитися важко, то він залучає розробляти документи органам громадського самоврядування з персональною відповідальністю їх керівників чи працівникам своєї школи: секретарю, заступникам або ж педагогічній колегії.

      У електронній формі здійснюється ведення таких основних документів:

• класний журнал для I - IV класів;
• класний журнал для V - XI (XII) класів;
• журнал обліку пропущених і замінених уроків;
• журнали здобувачів освіти, які здобувають загальну середню освіту за індивідуальною формою;
• журнал факультативних та гурткових занять;
• журнал реєстрації інструктажів з питань охорони праці та безпеки життєдіяльності;
• особові справи здобувачів освіти;
• алфавітна книга здобувачів освіти;
• особова справа педагогічного працівника;
• журнал реєстрації наказів руху здобувачів освіти;
• накази керівника з кадрових питань особового складу тимчасового зберігання (про відрядження, стягнення, надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв'язку з навчанням);
• річний план роботи закладу освіти;
• розклад навчальних занять;
• свідоцтва досягнень здобувачів освіти тощо.

         Кожен із цих документів доповнюється переліком обов’язковими для заповнення полями, з якими можна ознайомитися в додатку до Інструкції. Також слід пам’ятати, що обробка інформації, яку надає заклад освіти, здійснюється в електронні освітній інформаційній системі з дотриманням вимог Законів України "Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах" і "Про захист персональних даних". У разі використання закладом освіти ОІС, яка не підключена до ЦБД АІКОМ, відповідальна особа закладу освіти повинна передавати до АІКОМ необхідну інформацію для зведення статистичної звітності.

         Особливу увагу у веденні електронного документообігу приділяється електронному класному журналі, який є документом ділової документації закладу освіти і використовується для зберігання даних про навчальні досягнення здобувачів освіти, для автоматизації обліку та контролю освітнього процесу, а також для одержання, обробки та зберігання даних для автоматизації ведення ділової документації закладу освіти в електронній формі. Таким чином, кожен учасник освітнього процесу має оперативний доступ до інформації про рівень навчальних досягнень із різних предметів, відвідуваність і домашні завдання, працюючи як дистанційному режимі, так і в офлайн. Кожна інформація до електронного класного журналу вноситься українською мовою, за винятком даних, що потребують використання літер латинської абетки та спеціальних символів. Всі дані з журналу можна вивантажити у у форматах pdf, csv, xlsx або іншому зчитуваному форматі на вибір особи , яка зробила запит до ОІС. Після завершення навчального року та внесення відповідних записів у електронний класний журнал, директор закладу освіти або уповноважена ним особа накладає електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису. Матеріали, завантажені користувачами в ОІС (домашнє завдання, відео-матеріали, тести, навчальні матеріали, довідники тощо), можуть зберігатися в архівних базах даних протягом терміну, визначеного в системі, із урахуванням чинного законодавства. Власник ОІС забезпечує місце для зберігання даних ділової документації закладу освіти в електронній формі.